سه شنبه, ۰۲ خرداد ۱۳۹۶
»   فضای مجازی, موفقیت و شادکامی  »   ۱۵ طریقه نوشتن ایمیل رسمی برای حرفه ای ها
۱۸ آبان ۱۳۹۵ , ساعت ۱۲:۵۹

۱۵ طریقه نوشتن ایمیل رسمی برای حرفه ای ها

کارمندان عادیِ ایالات متحده حدودا یک‌چهارمِ کار هفتگی‌شان را صَرف بررسی، دریافت و ارسال صدها رایانامه (ایمیل) می‌کنند.

در این نوشتار ۱۵ طریقه نوشتن ایمیل رسمی برای حرفه ای ها شرح داده می‌شوند. با ما همراه باشید…

کارمندان عادیِ ایالات متحده حدودا یک‌چهارمِ کار هفتگی‌شان را صَرف بررسی، دریافت و ارسال صدها رایانامه (ایمیل) می‌کنند. ولی به گفته‌ی باربارا پَچِر، مربی شغلی، علی‌رغم این‌که همیشه عادت کرده‌ایم به سرعت دکمه‌ی پاسخ را بزنیم و به نوشتنِ جواب رایانامه‌ها بپردازیم، هنوز بسیاری از حرفه‌ای‌ها نمی‌دانند چگونه به خوبی از رایانامه استفاده کنند.

در حقیقت، به دلیل حجم بالای پیام‌هایی که در هر روز می‌خوانیم و می‌نویسیم، ممکن است بیش‌تر در معرض خطاهای خجالت‌آور قرار بگیریم – و البته این اشتباهات می‌توانند عواقب حرفه‌ای خطرناکی نیز داشته باشند.

خانمِ پچر اصول اولیه‌ی آداب و رسوم رایانامه‌نگاری (ایمیل‌نگاری) را در کتاب‌اش به عنوان “ملزومات آداب و رسوم کسب و کار” برشمرده است. برخی از مهم‌ترین رسوم و اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها که باید بدانید را برای‌تان جمع‌آوری کرده‌ایم.

۱۵ طریقه نوشتن ایمیل رسمی برای حرفه ای ها

۱.  یک عنوانِ شفاف و دقیق انتخاب کنید

به عنوان مثال، این عبارات به برای عنوانِ رایانامه می‌توانند خوب و مناسب باشند: “تغییر زمان ملاقات”، “سوالی کوتاه در مورد ارائه‌تان”، “مواردی به عنوان پیشنهاد”.

پچر می‌گوید: “آدم‌ها اغلب بر اساس موضوعِ رایانامه تصمیم می‌گیرند آن را باز کنند یا خیر. عنوانی برای رایانامه‌تان بنویسید که مستقیما اشاره به مشکلات کسب و کار یا نگرانی‌های مخاطب‌تان داشته باشد‌”.

۲. آدرسِ رایانامه‌ی حرفه‌ای برای خود انتخاب کنید

به گفته‌ی پچر، اگر برای یک شرکت کار می‌کنید، باید از آدرس رایانامه‌ی شرکت‌تان استفاده کنید. ولی اگر می‌خواهید از آدرس رایانامه‌ی شخصی استفاده کنید – زیرا کارفرما یا کارمند آزاد هستید یا صرفا هرزگاهی مکاتبات کاری انجام می‌دهید – باید در انتخاب آن بسیار دقت کنید.

به این دلیل که مخاطب بتواند دقیقا متوجه‌ی فرستنده‌ی رایانامه شود، باید همیشه آدرس رایانامه‌تان از نام و نام خانوادگی‌تان تشکیل شده باشد. هرگز از آدرس‌های نامناسب و خلاف شئونِ محل کار (رایانامه‌هایی که معمولا در دوران مدرسه ساخته‌اید) استفاده نکنید- مثلا babygirl@… یا beerlover@… – و اصلا هم مهم نیست چه‌قدر به این آدرس‌ها دلبسته‌اید.

۳. پیش از فشردنِ دکمه‌ی ‘reply all’ یک بار دیگر همه چیز را بررسی کنید

هیچ کس دوست ندارد رایانامه‌هایی را بخواند که هیچ ربطی به وی ندارند. البته اگرچه مدام از گوشی‌های همراه‌مان صدای زنگ پیام‌های جدید می‌شنویم یا در صفحه‌ی رایانامه‌مان پیام‌هایی می‌آیند که مدام حواس‌مان را پرت می‌کنند، نادیده گرفتن رایانامه‌ها کار ساده‌ای نیست. به گفته‌ی پچر، پیش از آن‌که مطمئن نشده‌اید همه‌ی افراد فهرست مخاطبان نیاز به دریافت رایانامه‌ی خاصی دارند، از زدنِ دکمه‌ی ‘reply all’ خودداری کنید.

نکته‌ی ۴ طریقه نوشتن ایمیل رسمی:

مشخصات‌تان را در رایانامه ذکر کنید

پچر توصیه می‌کند: “اطلاعات خاصی را راجع به خودتان در رایانامه به مخاطب ارائه کنید. عموما، این اطلاعات شامل نامِ کامل‌، عنوان شغلی، نام شرکت، و اطلاعات تماس به همراه یک شماره‌ی تلفن است. هم‌چنین می‌توانید اندکی هم از خودتان تبلیغ بکنید، ولی در بیان یا نمایش آثارتان زیاده‌روی نکنید”.

وی اضافه می‌کند، برای این مطالب نیز از همان فونت با همان رنگ و اندازه‌ی بقیه‌ی مطالب رایانامه استفاده کنید.

۵. از سرآغاز حرفه‌ای استفاده کنید

هرگز از عبارت‌های محاوره‌ای و غیررسمی به عنوان سرآغاز نامه‌تان استفاده نکنید: “سام علیک داداشا”، “هی، خوبی” یا “سلام بچه‌ها”.

پچر می‌گوید: “هر قدر هم رایانامه‌مان راحت و صمیمی باشد نباید در سرآغازِ آن تاثیر بگذارد. سام علیکخیلی غیررسمی است و عموما در محیط کاری از آن استفاده نمی‌شود. هی، خوبی هم همین‌گونه است؛ و به جای آنها باید از سلام یا با درود استفاده کنیم”.

وی هم‌چنین توصیه می‌کند از کوتاه کردن نامِ افراد خودداری کنید. مثلا هرگز از “سلام آقا سیا” استفاده نکنید، مگر آن‌که خودِ فرد ترجیح دهد به جای سیاوش، سیا صدای‌اش کنند.

۶. کم‌تر از علامت تعجب استفاده کنید

به گفته‌ی پچر، هنگام استفاده از علامت تعجب باید دقت کنید فقط در جملاتی آن را به کار ببرید که هیجان و تعجب را به خواننده منتقل می‌کنند.

وی می‌نویسد: “گاهی اوقات آدم‌‌ها ظاهرا کنترل‌شان را از دست می‌دهند و چندین علامت تعجب در انتهای یک جمله می‌گذارند. قطعا این کار می‌تواند احساسِ هیجانِ زیاد یا بی‌تجربگی را به مخاطب انتقال دهد. باید در نگارش‌تان خیلی کم از علامت تعجب استفاده کنید”.

۷. مراقب شوخ‌طبعی‌های‌تان باشید

شوخ‌طبعی بدون لحنِ بیان و حالات چهره به راحتی در ترجمه یا حالت نوشتار، گم می‌شود. در مکاتبات حرفه‌ای، بهتر است شوخ‌طبعی را کلا کنار بگذارید، مگر این‌که مخاطب‌تان را به راحتی بشناسید. به علاوه، آن چیزی که برای شما خنده‌دار است لزوما شاید برای افراد دیگر خنده‌دار نباشد.

پچر می‌گوید: “بعضی لطیفه‌ها فقط در حالت گفتاری خنده‌دار هستند، ولی در حالت نوشتاری ممکن است کاملا متفاوت باشند. وقتی به این قضیه شک دارید، بهتر است کلا مطلب خنده‌دارتان را فراموش کنید”.

۸. دقت کنید، گفتار و نوشتار در بعضی فرهنگ‌ّها کاملا متفاوت است

به راحتی و به دلیل تفاوت‌های فرهنگی می‌تواند سوءتفاهم به وجود بیاید، به ویژه در حالت نوشتاری که نمی‌توانیم حرکات و رفتارهای دست و صورت مخاطب‌مان را ببینیم. پیام‌های‌تان را مناسب با زمینه‌های فرهنگی و میزان شناخت‌تان نسبت به مخاطب‌تان بنویسید.

به گفته‌ی پچر، بهتر است این نکته را همیشه به خاطر بسپارید که فرهنگ‌های با زمینه‌ی بالا (ژاپنی، عربی یا چینی) پیش از آن‌که شناخت خوبی از شما پیدا نکنند، با شما وارد معامله نمی‌شوند. بنابراین، شاید در این‌گونه کشورها مکاتبات بین طرف‌های تجاری، شخصی‌تر باشند. از طرف دیگر، آدم‌های با فرهنگ‌های با زمینه‌ی پایین (آلمانی، امریکایی یا اسکاندیناوی) در مکاتبات‌شان ترجیح می‌دهند به سرعت سراغ اصل مطلب بروند.

 

44 ۱۵ طریقه نوشتن ایمیل رسمی برای حرفه ای ها

 

نکته‌ی ۹ طریقه نوشتن ایمیل رسمی:

به رایانامه‌های‌تان پاسخ دهید – حتی اگر به اشتباه برای‌تان فرستاده شده باشند

به گفته‌ی پچر، پاسخ دادن به همه‌ی پیام‌‌های رایانامه‌ای‌تان کار دشواری است، ولی باید این کار را انجام دهید. این قاعده شامل رایانامه‌هایی که به اشتباه برای‌تان فرستاده شده‌اند نیز می‌شود، به ویژه اگر فرستنده منتظر پاسخ نامه‌اش باشد. شاید هیچ الزامی در پاسخ دادن به چنین نامه‌هایی وجود نداشته باشد، ولی با این کار، رسوم و اخلاق رایانامه‌ای را رعایت می‌کنید، به ویژه اگر شخص فرستنده در شرکت یا صنعت خودتان مشغول به کار باشد.

به این مثال توجه کنید: “با عنایت به این‌که می‌دانم جناب‌عالی مشغله‌های زیادی دارید، فکر می‌کنم این رایانامه را به اشتباه به آدرس این‌جانب فرستاده‌اید. از این جهت تصمیم گرفتم جناب‌عالی را از این موضوع باخبر کنم، تا این نامه را به آدرس صحیحِ مورد نظرتان بفرستید”.

۱۰. پیام‌های‌تان را به دقت بخوانید و ویرایش کنید

مخاطبان قطعا متوجه‌ی اشتباه‌های‌ نگارشی‌تان در رایانامه می‌شوند. پچر می‌گوید: “بسته به شخصیت مخاطب‌تان، اشتباه‌های‌تان قطعا مورد قضاوت آنها قرار می‌گیرد”.

هرگز به نرم‌افزارهای غلط‌یاب اکتفا نکنید. پیش از ارسال رایانامه، چند بار ترجیحا با صدای بلند پیام‌تان را بخوانید.

پچر می‌گوید: “روزی یک سرپرست تصمیم داشت بنویسد ‘با عرض پوزش از ناراحتی‌تان’، ولی به دلیل اعتماد بیش از حد به غلط‌یاب رایانه‌اش، نوشت ‘با فرض سوزش از ناراحتی‌تان’، و دکمه‌ی ارسال را هم فشرد”.

۱۱. آدرس رایانامه‌ی مخاطب را در پایان کار وارد کنید

پچر می‌گوید: “قطعا دوست ندارید پیش از این‌که نامه‌تان را تمام کنید و سپس ویرایش کنید، به شکل تصادفی ارسال‌اش کنید. حتی هنگامی که پاسخ یک پیام را می‌دهید، بهتر است احتیاط بیش‌تری به خرج دهید و آدرس مخاطب را پاک کنید و هنگامی که نامه‌تان برای ارسال آماده شد، آدرس را دوباره در کارد مخصوص‌ وارد کنید”.

۱۲. در انتخاب نامِ مخاطبان دقت کنید

به گفته‌ی پچر، هنگام نوشتن نام افراد در فهرست مخاطبان، و وارد کردن‌شان در کادر “To” خیلی دقت کنید. “ممکن است به راحتی در انتخاب مخاطب، اشتباه کنید و باعث خجالت‌زده شدنِ خودتان و گیرنده‌ی رایانامه‌تان شوید”.

۱۳. از فونت‌های رسمی و استاندارد استفاده کنید

به عنوانِ مثال، از فونتِ Purple Comic Sans باید در موقعیت مناسبِ خودش استفاده کرد، ولی برای مکاتبات کسب و کار، همیشه باید از فونت، رنگ، و اندازه‌ی استاندارد استفاده کنید.

قانون مهم: رایانامه باید برای همه آدم‌ها قابل خواندن باشد.

پچر توصیه می‌کند: “عموما، بهترین اندازه ۱۰ یا ۱۲ است، و قابل خواندن‌ترین فونت نیز Arial، Calibri، یا Times New Roman هستند”. به علاوه، رنگ مشکی هم مناسب‌ترین رنگ برای رایانامه است.

۱۴. حواس‌تان به لحن نوشتاری‌تان باشد

درست مثل شوخی‌ها و لطیفه‌ها که در نوشته و ترجمه گم می‌شوند، لحن نوشتار هم بدون پیش‌زمینه‌ای که مثلا از نشانه‌های صوتی و حالات چهره می‌توانید دریافت کنید، ممکن است به راحتی دچار سوءبرداشت شود. بر همین اساس، به راحتی امکان دارد آن‌چه به مخاطب منتقل می‌شود به شکل غیر منتظره‌ای آن چیزی نباشد که شما قصد داشتید بگویید – مثلا منظور شما “رُک و مستقیم” است و مخاطب منظورتان را “گستاخانه و عصبانی” برداشت می‌کند.

پچر پیشنهاد می‌کند، برای جلوگیری از این‌گونه سوءبرداشت‌ها، پیش از ارسال رایانامه، آن را با صدای بلند بخوانید. وی می‌گوید: “اگر لحن نامه، به نظر خودتان بی‌ادبانه بود، حتما از نظر مخاطبان‌تان نیز به همین صورت خواهد بود”.

بنابراین، از استفاده از کلمه‌های منفی و صریح ( اشتباه، غلط، غافل و غیره) خودداری کنید، همیشه از کلمه‌هایی نظیر “لطفا” و “متشکرم” استفاده کنید.

نکته‌ی ۱۵ طریقه نوشتن ایمیل رسمی :

هیچ چیز در اینترنت محرمانه نیست – حتما مراقب باشید.

پچر هشدار می‌دهد همیشه آن‌چه را رییس سابق سیا، ژنرال دیوید پترائوس، فراموش کرد، شما به خاطر بسپارید: هر پیام‌ الکترونیکی از خود اثری برجای می‌گذارد.

پچر می‌گوید: “به عنوان یک دستورالعمل اصلی باید همیشه فرض کنید دیگران همه‌ی پیام‌های‌تان را می‌بینند، بنابراین، هرگز در رایانامه‌های‌تان چیزی را که مایل نیستید دیگران آن را بخوانند، ننویسید”. و یک برداشتِ آزادتر از این مسئله: در رایانامه چیزی ننویسید که باعث آبروریزیِ خودتان و آسیب رساندن به دیگران شود. به علاوه، رایانامه به شکل خطرناکی می‌تواند به سرعت همه جا پخش شود، بنابراین بهتر است بیش‌تر مراقب باشید تا بعدا تاسف نخورید.

امید است این ۱۵ طریقه نوشتن ایمیل رسمی برای‌تان مفید بوده‌باشد

منبع: بیزینس اینسایدر

لذت تماشای فیلم های جدید
در ملکانه تماشا کنید
www.molkaneh.com

آخرین مطالب این بخش فضای مجازی  , موفقیت و شادکامی

مدت‌ها قبل، مطلبی را مشترکا با دوستم جان کارنی نوشتم با عنوان “چگونه یک مرد باشیم” که نگاهی تازه و اندیشمندانه به معنی “مردانه بودن” در عصر ما بود. متاسفانه، الان همه‌ی کاری که باید بکنم این است که به اطرافم...
چه چیز آدمهای موفق را از بقیه متمایز می کند. شما برای این که آدمی موفق باشید لازم است فرق آن ها را با بقیه بشناسید. برای رسیدن به موفقیت باید به طور مداوم با درس گرفتن از شکست‌ها تجربه...
چگونه میزان مصرف اینترنت اینستاگرام را کاهش دهیم اگر شما از طریق اینترنت گوشی، به نرم افزار اینستاگرام زیاد متصل می شوید، قطعا از مصرف بالای حجم اینترنت در این شبکه اجتماعی شاکی هستید. اینستاگرام یکی از شبکه اجتماعی های پرمصرف...
در این مقاله ۲ ویژگی منحصر به فرد افراد خلاق را به شما معرفی میکنیم که باعث می شود این افراد زندگی شادتر و بهتری داشته باشند و از آلزایمر و زوال عقل هم دور باشند. مجله زندگی در ژوئن ۱۹۹۴...
دانلود آهنگ جدید فریدون آسرایی و مانی رهنما به نام روزای روشن

دانلود آهنگ جدید فریدون آسرایی و مانی رهنما به نام روزای روشن

دانلود آهنگ جدید احمدرضا نبی زاده به نام فصل پنجم دانلود آهنگ جدید عماد طالب زاده به نام قدم میزنم دانلود آهنگ جدید یوسف زمانی به نام خواب جدایی دانلود آهنگ جدید یوسف زمانی به نام خواب جدایی
جدیدترین ترانه ها
  • آخرین مطالب